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La bibliothèque universitaire de Salerne au temps de l'épidémie de Covid-19

Angela Landolfi est bibliothécaire au service de Référence/Informations bibliographiques de la Bibliothèque universitaire de Salerne (Italie). Elle  répond à quatre questions sur l'organisation mise en place dans son service depuis le début du confinement.
 
vue intérieure de la bibliothèque
bibliothèque universitaire de Salerne, © A. Ceccola


Peux-tu décrire la structure dans laquelle tu travailles? 

Je travaille dans une bibliothèque universitaire dans le Sud de l’Italie. C’est une des deux bibliothèques centrales d’un campus universitaire qui accueille environ 30.000 étudiants.La bibliothèque où je travaille est la bibliothèque de Lettres-Droit-Economie qui possède environ 570 000 unités bibliographiques.
La 2eme bibliothèque, dans le même campus, est la bibliothèque du pôle scientifique et technologique et comporte environ 350.000 unités bibliographiques.
Les bibliothèques sont ouvertes non seulement aux membres de l’Université mais à tout public.

Actuellement, quelles sont les urgences organisationnelles et humaines auxquelles tu dois répondre ? Si du télétravail est mis en place, cela pose-t-il des difficultés ? Quelles sont les autres complexités auxquelles tu dois faire face ?  

Les bibliothèques de l’Université sont fermées au public depuis le 5 mars, à cause de l’urgence sanitaire du Covid-19. L’Université est restée ouverte pour le personnel et les services indispensables jusqu’au 12 mars, quand un cas de Coronavirus à l’intérieur de la communauté universitaire a imposé la fermeture totale. La totalité du personnel est donc en télétravail. 
La propagation du virus en Italie a été très agressive, ce qui a causé beaucoup de préoccupation chez le personnel et la communauté universitaire. L’organisation du télétravail a été très rapide et l’administration a dû s’adapter aux différentes ordonnances du gouvernement, qui changeaient souvent, en fonction de l’évolution du virus dans les différentes régions du pays.
En travaillant comme personnel du service de Référence/Informations bibliographiques de la bibliothèque, on a dû faire face aux exigences de nos étudiants.

Le premier problème pour les lecteurs a été l’impossibilité de rendre les livres empruntés. Notamment,  les étudiants de la dernière année dont la soutenance de mémoire de fin d'études a été faite à distance. Ils devaient présenter une déclaration dans laquelle ils attestaient qu’ils avaient rendu tous les livres à la bibliothèque. Les étudiants se posaient le problème de ne pas faire une fausse déclaration. La bibliothèque a alors procédé à  un “retour virtuel”, en demandant à ces étudiants  d'envoyer une déclaration dans laquelle ils s'engagent à rendre leurs  livres à la réouverture de la bibliothèque. Les bibliothécaires ont ainsi effectué le retour des livres, en permettant aux étudiants de présenter leur auto-certification.
Pour les autres prêts en retard, la Bibliothèque a simplement prolongé la date d’échéance  au mois d’avril (pour le moment).  
 

Quelle communication avez-vous adoptée pour le public et quels services proposez-vous actuellement ? Quels aménagements ont été nécessaires ?

Les communications sur les services ont été publiées sur le site de la bibliothèque et sur les réseaux sociaux.
Pour poser leurs questions, les lecteurs disposent d’un formulaire en ligne, d’un contact email du service de “référence”, du Skype pour les messages instantanés. 
Les réseaux sociaux utilisés sont Facebook, Instagram et Twitter. A l’occasion de cette urgence, la bibliothèque a ajouté à ses réseaux Telegram, pour un contact plus direct avec les usagers, via leurs téléphones portables, et avec la possibilité de télécharger des livres en libre accès.
La bibliothèque a aussi renforcé l’offre des ebook sur le portail universitaire MLOL – Media Library Online, qui permet le prêt numérique de nombreux livres grâce à l’identifiant universitaire.
On a aussi encouragé nos étudiants, doctorants et chercheurs à utiliser nos bases de données et revues électroniques, à travers le système proxy, ainsi que nos bases de thèses thèses dans notre site de bibliothèque numérique. 
De nombreux éditeurs ont ouvert gratuitement leurs ressources pendant la crise sanitaire, comme par exemple Johns Hopkins University Press, Ohio State University Press, University of Nebraska Press, et d’autres, disponibles sur Project MUSE.


As-tu un conseil à partager avec les collègues bibliothécaires en ces temps particuliers ?

Renforcer la communication entre collègues et avec les usagers. Je vois que les usagers se sentent plus à l’aise par le tchat, en recevant une réponse instantanée à leurs questions.
Renforcer l’offre de ressources électroniques et si possible rendre disponible des vidéos pédagogiques sur les services et les ressources de la bibliothèque.
Rassurer les usagers sur la “présence” de la bibliothèque et des bibliothécaires et avoir comme priorité la résolution de leurs problèmes qui, notamment dans le cas d’une bibliothèque universitaire, sont liés aussi à la réussite de leur parcours d’étude.
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