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Le réseau des bibliothèques de Montréal et le confinement

Chloé Baril dirige la division des Programmes et des Services aux arrondissements du réseau des bibliothèques de Montréal. Elle partage avec nous la manière dont son réseau s'organise en période de confinement.
photo de la bibliothèque Pierre Ambroise, Montréal
Bibliothèque Pierre Ambroise, Montréal ©Lëa-Kim Châteauneuf, CC BY SA

 

Peux-tu nous décrire la structure dans laquelle tu travailles? (caractéristiques, nombre d’équipements et d’agents)

Le réseau des bibliothèques de Montréal compte 45 bibliothèques pour 19 arrondissements. La gestion des bibliothèques relève des arrondissements, à l'exception de quelques services centralisés et partagés. Il y a plus de 700 employés, tout corps de métier confondus (aides, techniciens, bibliothécaires) et 166 bibliothécaires.

Actuellement, quelles sont les urgences organisationnelles et humaines auxquelles tu dois répondre ? 

Dans les premiers jours suivant la fermeture le 13 mars, les employés se sont présentés au travail, y compris dans les bibliothèques fermées, et le transport entre les bibliothèques et le centre de service partagé (acquisitions et transit des documents) a poursuivi ses opérations. La ville - et la direction des bibliothèques - a amorcé la mise en place de solutions permettant le télétravail du plus grand nombre. Jusque là, seuls les cadres et certains professionnels étaient équipés d'ordinateurs portables et d'accès à distance.

Rapidement, la consigne est venue de fermer tous les services non essentiels et de ne plus exiger des employés qu'ils se présentent sur les lieux de travail. La très grande majorité des employés de bibliothèques ont été équipés pour le télétravail. Les tâches varient énormément selon les employés et leur possibilité d'effectuer une partie de leur travail à distance.

La première urgence a été de faire des opérations au système pour s'assurer de ne pas pénaliser les usagers. Ensuite, nous tentons de ne pas fragiliser nos contractuels, qui se retrouvent sans emploi avec l'annulation des activités en bibliothèques. Nous avons également fait plusieurs recommandations pour compenser ces effets de la fermeture. Enfin, nous avons identifié quelles sont les activités essentielles pour la direction et comment nos effectifs peuvent contribuer à d'autres services à la population. Et bien sûr, nous nous assurons du bon moral et des aménagements nécessaires pour nos employés qui peuvent se retrouver dans de difficiles conditions de travail à la maison (jeunes enfants, parents isolés, etc.).
 

Quelle communication avez-vous adoptée pour le public et quels services proposez-vous actuellement ? Quels aménagements ont été nécessaires ?

Nous continuons des opérations au système pour s'assurer de ne pas pénaliser les usagers. Les dates de retour des documents dus pendant la fermeture sont repoussées. Les abonnements qui venaient à échéance ont été prolongés de 3 mois. Les réservations ne sont plus possibles au catalogue et les chutes des bibliothèques  (c'est-à-dire les boîtes de retour) sont fermées.

Des communications sur notre site web et nos réseaux sociaux ont été faites dès la fermeture. Elles sont mises à jour régulièrement. Nous informons le public des dispositions mises en place pour ne pas les pénaliser. Nous les dirigeons également vers nos ressources en ligne, dont nous faisons la promotion (voir notre page fb https://www.facebook.com/bibliomontreal/ ).

Nous continuons à répondre à leurs questions par courriel. Une équipe, composée de professionnels de la direction et des bibliothèques en arrondissement, se charge de faire de l'aide en ligne pour le prêt numérique.

Nous avons mis en place depuis ce mardi 31 mars un service d'abonnement temporaire à distance pour permettre aux Montréalais d'avoir accès aux ressources numériques (livres, journaux et cours en ligne). L'emprunt du livre numérique a doublé depuis la fermeture. En 2 jours et demi, nous avons reçu plus de 1500 demandes d'abonnements! 10 employés du réseau et de la direction s'affairent à répondre à ces demandes. Nous avons également débloqué les litiges  (frais de retard) afin de permettre aux abonnés d'avoir accès aux ressources numériques.

Des communications régulières (quotidiennes la première semaine, puis aux 2 à 4 jours depuis) sont également faites par la direction pour les gestionnaires des bibliothèques afin de les tenir au courant des enjeux et actions faites.

Enfin, nous travaillons à développer des services de médiation adaptés à la situation - heure du conte en ligne, contact avec les personnes aînées isolées.

 

As-tu un conseil à partager avec les collègues bibliothécaires en ces temps particuliers  ?

Communiquer autant que possible et aussi souvent que possible!

Aussi, notre expertise en évaluation de l'information de qualité est précieuse. Nous pouvons mettre de l'avant notre capacité à discriminer la bonne information de la mauvaise et nos capacités à agréger des contenus - notamment pour aider les citoyens à s'y retrouver devant l'ampleur des offres en ligne.

Enfin, nous commençons déjà à préparer un plan de "déconfinement" afin de s'assurer qu'au moment de la réouverture, les opérations nécessaires au système et les communications aux usagers soient déjà prêtes. Penser, également, à une reprise graduelle des activités et services en bibliothèque, afin de ne pas créer une trop forte affluence.

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